Onboarding – kom godt fra start, det er en god forretning

Har du nogensinde skiftet job, efter at have været mange år på den samme arbejdsplads? Så kender du helt sikkert følelsen af være gået fra at være Den Man Spørger, den med en anciennitet, en kulturbærer og en vigtig del af organisationens kollektive hukommelse, til at føle dig som Praktikanten. Den som ikke ved noget om noget som helst, skal spørge om vej til kantinen og på det hele taget er ret usikker på hvordan tingene foregår i organisationen. Ikke kun de praktiske ting, men også de ting der ligger implicit i kulturen. Og der er én ting der er i fokus, både for dig som ny medarbejder og for arbejdsgiveren: hvordan kan du hurtigt komme op i omdrejninger og begynde at bidrage til værdiskabelsen i organisationen? Det er højt prioriteret hos dig selv, fordi du ikke kan lide at føle sig som en der ikke kan yde sit fulde potentiale, og det er højt prioriteret hos arbejdsgiveren fordi det generelt er lidt smådyrt at have ansatte der ikke performer 100%.

Jeg vil derfor gerne tage fat om et, i mange tilfælde, overset område i rekrutteringssammenhænge: onboarding, altså den proces som har som formål at hurtigt få den nye medarbejder op i omdrejninger. Hvorfor har onboarding noget med rekrutteringsprocessen at gøre? Er det ikke den proces der starter når rekrutteringen er afsluttet? Nej, en rekrutteringsproces er i min optik først afsluttet når man har opnået målet: at have en ny medarbejder med ombord, der hurtigt kommer op på fuld ydeevne.

Det dårlige eksempel

”Her tænker jeg at du kan sidde, jeg mener det her skrivebord er ledigt. Jeg har et par møder nu, men når jeg er tilbage tænker jeg at vil fortælle dig om rapporten du skal skrive. Måske kan du i mellemtiden få tiden til at gå med at tage en tur rundt på etagen og hilse på de andre. Jeg ved ikke helt hvem der er i huset i dag, men det finder du jo hurtigt ud af. Hej hej” Ja, det var så min onboarding en gang for mange år siden, hvor jeg helt frisk på arbejdsmarkedet. Behøver jeg at sige, at DEN proces var pænt angstprovokerende for en introvert og ung medarbejder som mig…?

Processen er mange steder sørgeligt overset, og det synes jeg er rigtig ærgerligt, når man nu har brugt så meget krudt på rekrutteringen. At sende en mail hvori det står hvornår man skal møde, sørge for at skrivebordet står klar med adgangskort og nøgle samt et printet eksemplar af personalehåndbogen klar til fordøjelse, er ikke det samme som en vellykket onboardingproces.

Ikke engang hvis onboardingen bliver spicet op med en plenum session sammen med alle de andre nyansatte, hvor Direktøren For det Hele fortæller om virksomhedens historie, og serverer udvalgte godbidder om virksomhedens strategi, vision og mission. De møder har det derudover, på trods af de gode intentioner med ’indenfor de første 14 dage”, ofte med at ligge alt for sent i forløbet. Fordi det jo skal passe med Direktøren For det Heles kalender, og det der med at få nye medarbejdere godt ombord er desværre ikke altid højt prioriteret. Men det burde det være.

Hvorfor? Fordi onboarding ikke er noget ”blødt HR-noget”. Den myte vil jeg gerne aflive lige på stedet. Det er ikke et HR projekt, men et anliggende for hele virksomheden og det er lederen der er ansvarlig – også topledelsen. Men HR kan til gengæld hjælpe med at facilitere processen og også designe en onboardingproces der passer til netop din virksomhed, fordi sådan noget er HR nemlig gode til.

Det er altså en strategisk aktivitet og benhård forretning. At have en medarbejder som ikke bruger sit fulde potentiale er dyrt – for ikke at tale om omkostningerne hvis vedkommende smutter igen inden for det første år. Og det sker tit de steder hvor processen ikke er prioriteret.

 Hvad skal man gøre?

Alle virksomheder og organisationer er forskellige, og derfor er der heller ikke en ’one size fits all’. Men der er nogle gode råd omkring processen, som gælder for de fleste organisationer:

1. Sørg endelig for at alt det praktiske er på plads. Skrivebord, pc, telefon, adgangskort, e-mail konto. Send informationer forud for startdato. Det er god praksis, og det har de fleste virksomheder heldigvis meget godt styr på. Forleden så jeg her på LinkedIn en (glad) kommende medarbejder som fik tilsendt den obligatoriske blomsterbuket allerede inden han var startet – blæret! Den idé kan man sagtens stjæle.

2. Lav en plan for de første par uger. Medarbejderen skal nemlig hurtigt lære alle hjørner af virksomheden at kende. Hvad er visionen? Missionen? Strategien? Hvilke er jeres kunder? Medarbejderen skal ikke være overladt til selv at definere kerneopgaven, og derfor skal du som leder sørge for at hun møder de rigtige mennesker og får fortalt de korrekte fortællinger om virksomhedens vision, mission og strategi. Planen må gerne være detaljeret, med målsætninger for hver uge, samt møder der allerede er sat op i den nye medarbejders kalender. Planen vil også medvirke til at medarbejderen allerede fra dag 1 ved hvad hun skal lave – det er også en fordel.

3. Løbende feedback – som leder må du gerne sørge for at vedkommende får løbende feedback. Mange steder har man et slags midtvejsevaluering efter 3 måneder. Hvorfor skal man vente 3 måneder? Hvorfor ikke sørge for at medarbejderen får en status hver uge? Og giver dig som leder feedback ved samme lejlighed, selvfølgelig.

4. Mist ikke fokus på den sociale integration og samarbejde. Afdelingen og teamet skal også gøres klar til at modtage en ny kollega. Fortæl om vedkommende. Hvad er hans kernekompetencer? Hvilket hul fylder han? Hvad vil hans rolle være? Hvem skal han arbejde sammen med? I din kommunikation skal du være meget bevidst om at det er en ny person I modtager. Det ved du selvfølgelig, men forstået på den måde at selv om vedkommende skal overtage en allerede eksisterende stilling, den som Helle sad i, er det vigtigt at italesætte at det ikke er en ”ny Helle” der kommer. En god idé kan være at give den nye medarbejder en ’go-to person’, altså en kollega som kan støtte i den første tid og svare på spørgsmål om alt fra hvor man finder kantinen, til hvem der er etagens mest værdifulde (uoficielle) informationskilde…

5. Husk at tænke ’hele virksomheden’. Er personen ansat fordi du tænker hun vil være en formidabel brobygger mellem virksomhedens siloer? Så inddrag også de andre siloer i dine forberedelser. Sæt på forhånd møder op med relevante personer i andre afdelinger. Fortæl dem på forhånd om din nye medarbejder og hvilken type interaktion du forestiller dig der vil være.

Husk til sidst, at alle har forskelligt temperament. Nogle nye medarbejdere vil helt sikkert synes der er alt for meget spiltid i en grundig onboardingproces med en tilrettelagt plan som skal følges. Anerkend det, men gå ikke alt for meget på kompromis med processen. Fordi alle de ting du har planlagt, er ting vedkommende alligevel skal lære og alle de personer du mener er relevant for vedkommende at møde, er personer hun alligevel skal mødes med på et eller andet tidspunkt. Du kan ligeså godt beslutte hvornår det tidspunkt skal være.

Og et sidste råd på falderebet: hvorfor ikke bruge medarbejderens erfaring og oplevelse af onboardingen til at forbedre processen fremadrettet? Lav en formaliseret opsamling, hvori medarbejderen beskriver sin erfaring og kommer til input til hvor processen kan forbedres.

Pøj pøj med at få alle mand ombord!