Når lederen selv er virksomhedens HR-afdeling

Mange små og mellemstore virksomheder har ikke en HR-afdeling. Man har et bogholderi, hvor der bliver taget hånd om administration, som ansættelseskontrakter, refusion af sygedagpenge, ferie etc. Årsagen til at man har valgt ikke at have en decideret HR – ressource er naturligvis forskellig afhængig af virksomhed, men i de fleste tilfælde skyldes det af at man ikke mener der er plads i budgettet – eller relevant. Det er i nogle tilfælde lidt ærgerligt, da HR er rigtigt meget andet og mere end blot administration.

 HR er vel overflødigt i mindre virksomheder, eller?

Bag det manglende fokus, finder man ofte en holdning om at HR er overflødigt i mindre virksomheder. Det kan man vel egentlig ikke fortænke virksomhederne i. Det ikke er her man har sine kompetencer og sit fokus. Man har meget travlt med at drifte virksomheden, man arbejder nærmest i døgndrift og selv hvis man havde de rigtige værktøjer, er det svært at se hvordan man skulle have tid til at, oveni alt andet, også tage sig af ’HR-ting’. Det er ganske enkelt en prioritering.

Der er dog en tommelfingerregel, der gælder for alle virksomheder, uanset størrelse, branche og antal af medarbejdere. Og den tommelfingerregel siger, at der er en tydelig kobling mellem god ledelse, medarbejderudvikling, trivsel og bundlinje. Medarbejderne er virksomhedens vigtigste ressource, og hvis de ikke performer, gør virksomheden som helhed heller ikke. Virksomheden har altså – for sin egen skyld – en vigtig opgave i at sørge for at man har medarbejdere der trives, er motiveret og arbejder ud fra klare retningslinjer omkring opgaver, mål og mening. Så glider det hele lidt nemmere, og virksomheden har større chancer for at indfri sit fulde vækstpotentiale.

Mange mindre virksomheder bøvler desværre ofte med en masse udfordringer, som stor omsætning på personale, dårlige rekrutteringer, sygefravær, ingen struktur omkring MUS samtaler, ingen personalepolitikker eller personalehåndbog og ledere der er dårlige til at håndtere de vanskelige samtaler med medarbejderne. Det bidrager desværre også til, at man ofte havner på glatis i forhold til arbejdsretten. Også det indebærer ofte store omkostninger, og det er så ærgerligt når meget af det kunne være undgået, hvis bare man havde haft de rette værktøjer.

Så nej, HR er bestemt ikke overflødigt i mindre virksomheder. Tværtimod. HR er benhård forretning.

Hvad laver HR egentlig?

Ja, det er jo et ret så relevant spørgsmål: hvad kan HR egentlig? Altså udover administration. Svaret er, at HR kan hjælpe lederen til at få frigjort tid og ressourcer, hvor paradoksalt det end lyder. Rekrutteringsprocessen kan gøres mere effektiv og skarpere, så at man minimerer risikoen for fejlrekruttering og alt for høj personaleomsætning. Man kan indføre MUS samtaler, som giver virksomheden et bedre strategisk overblik over hvilke kompetencer der er, der mangler og hvordan de forskellige medarbejdere ønsker at udvikles. HR kan hjælpe med at nedbringe højt sygefravær, da man ved hvordan man afdækker årsager og etablerer en sygefraværspolitik. HR kan også hjælpe lederne til at blive bedre i deres lederrolle, ved at sparre omkring personaleforhold, de svære samtaler, hvordan man griber sig en advarsel an og hvordan man giver feedback til medarbejderne. Dog er det vigtigt at huske, at ikke en gang en superskarp HR-medarbejder kan redde konsekvenserne af dårlig ledelse. Lederen har stadig et ansvar – men med kvalificeret sparring bliver man i bedre stand til at løfte opgaven.

Mere fokus på sammenhængen mellem god ledelse og forretningsudvikling, bidrager i højere grad til produktivitet, performance og vækst.

HR – guide for lederen: dette kan du selv gøre

Hvis man nu ikke har plads i sit budget til at ansætte en HR-medarbejder, er det lederen der også er virksomhedens HR-afdeling. Det udsagn passer meget dårligt med den selvforståelse de fleste ledere i mindre virksomheder har, men det gør det ikke mindre sandt. Og der er faktisk nogle ting man selv kan gøre, for at gøre arbejdet med personale nemmere og mere effektivt, uden at etablere en decideret HR-afdeling.

 

HR årshjul – Man kan med fordel lave et årshjul for de HR – aktiviteter man stensikkert har i virksomheden, selv om man ikke kalder det HR. Min erfaring er, at tingene bliver gennemført, men at processen ofte sejler lidt og at man bruger uforholdsmæssigt meget tid på det. Hvis man laver et årshjul får man et bedre overblik over hvilke ting der skal laves hvornår og man kan bedre planlægge sin tid. Selvom man ikke har ret mange deciderede HR – aktiviteter, så er der sikkert nogle. Der er måske MUS samtaler, der er sikkert lønsamtaler (og ja, de to samtaler er jo som bekendt to vidt forskellige aktiviteter) og der er sikkert også noget arbejdsmiljøarbejde. Måske er der faste personalemøder, de kan også plottes ind i årshjulet. Det er især en fordel hvis personalemøder IKKE er faste, men det er noget man ønsker fremadrettet. Andre aktiviteter kan være trivselsmålinger, kursusaktiviteter, ledermøder og årlige strategimøder. Der er de fleste steder en julefrokost, og måske også en sommerfest. Den slags sociale arrangementer falder også ind under ’HR- aktiviteter’. Når man laver et årshjul, får man meget hurtigt et godt overblik over de ting der foregår i virksomheden der vedrører personale. Måske kan I derudover, helt blæret, vælge at visualisere årshjulet og lade det være synligt også for medarbejderne. Så er der heller ikke noget der kommer bag på dem, og ledelsen fremstår som mere transparent.

MUS – man kan med fordel indføre medarbejderudviklingssamtaler i virksomheden. Fordelen ved det, er at du som leder får et overblik og en rød tråd mellem strategi, drift og kompetencer. Det skaber sammenhæng mellem virksomhedens mål og medarbejderne, og som leder får du større kendskab til medarbejderne. Medarbejdere får feedback på sin arbejdsindsats og giver en følelse af indflydelse på egen arbejdssituation – noget der har det med at øge motivationen. Men husk: keep it simple. Brug et spørgeskema der passer til din virksomhed, formålet og de medarbejdere du har. Og husk nu også endelig, at MUS aldrig kan være en erstatning for løbende feedback! Det er bare en samtale, som fra forskel til den løbende feedback er dokumenteret og kan følges op på.

Rekruttering – man kan med fordel gøre sig lidt mere umage når det kommer til rekruttering. Ikke mindst fordi en fejlrekruttering er frygteligt dyr. Her kan du læse en artikel med 5 gode råd til skarpere rekruttering for mindre virksomheder. http://bit.ly/2yKVUmk

Personalehåndbog – Som virksomhed har man et ønske om skabe gode ledelsesrammer og vilkår. Derfor skal en personalehåndbog også ses i en større sammenhæng som en del af virksomhedens personalepolitik. ’Personalepolitik’ kan defineres som de overordnede principper og retningslinjer, som organisationen ønsker at lægge til grund. Det er ikke et lovkrav for private virksomheder at have en personalehåndbog, men det er en rigtigt god idé. I personalehåndbogen er personalepolitikker nedskrevet, og det giver en større klarhed for medarbejderne – men det giver også lederen retningslinjer at læne sig op ad, så at man ikke behøver at opfinde den dybe tallerken hver gang. Husk bare at personalehåndbogen ikke skal være for lang, den skal helst ikke være mere end 35-40 sider. Og husk også at opdatere den jævnligt. Hvis I ikke har en personalehåndbod og ønsker at skrive den, så skal I derudover huske at lade en jurist læse den igennem, inden den bliver ’officiel’.

 Sygefravær – Lav faste procedurer for hvordan I vil håndtere sygefravær. Her kan f.eks indgå guidelines til medarbejderne omkring hvornår og hvordan man sygemelder sig (må man sende en SMS, eller skal man ringe? Hvornår på dagen må man senest melde sig syg?) men også faste guidelines til hvornår og hvordan virksomheden følger op på sygdom. Selv mindre tiltag kan bidrage til at nedbringe sygefravær – de skal bare være konsekvente.

Guide til lederens svære samtaler – en gang imellem opstår der desværre problemer med medarbejdere, og ingen virksomhed kan helt undgå konflikter i teamet, problematisk adfærd og manglende performance. Her er det dog rigtig, rigtig mange problemer der kan tages i opløbet, hvis bare man har de rette værktøjer til at håndtere det. En advarsel behøver ikke at ende med en fyring, og en fyring behøver ikke at ende med en dyr sag om usaglig opsigelse. Man skal bare være klædt på til at håndtere ovenstående situationer korrekt – og det handler ikke kun om jura. Sørg endelig for at virksomhedens ledere er godt klædt på, så får virksomheden langt færre kedelige sager: det koster mindre i både kroner og ører og i menneskelige omkostninger.

 Held og lykke med virksomhedens vækst, velstand og trivsel – med eller uden HR-afdeling!

Læs mere om HR for mindre virksomheder her: http://bit.ly/HRforledere

Del artikel