Tillid, effektivitet og timeregistrering

”Jeg kan se at du stemplede ud 12 min før tid torsdag sidste uge” sagde min chef. Jeg var 19 og bestyrede en isbar, og det var for så vidt korrekt. Jeg havde nemlig skyndt mig ekstra meget lige den torsdag. Butikken var lukket på slaget 18, alt var rengjort på turbotid, borde og stole var stablet snorlige og der var ikke sjusket det mindste. ’Men så kunne du have brugt de ekstra 12 minutter på at rengøre skraldespandene indvendig, de trænger sikkert. Og det må aldrig ske igen, forstået?!’ Han havde jo ret, det kunne jeg godt have gjort. Der var bare ingen der havde udpenslet for mig, at det indgik i mine arbejdsopgaver, og det kunne min 19-årige hjerne heller ikke regne ud. Men jeg husker tydeligt at jeg gik hjem med tungt hjerte den dag, og følte at min chef ikke havde den mindste tillid til mig, eller værdsatte det fremragende arbejde jeg faktisk udførte hver dag. Jeg begyndte ganske vist at vaske skraldespande indvendig. Til gengæld holdt jeg helt op med at overhovedet overveje at give den en ekstra skalle, eller gøre noget der ikke var en del af min arbejdsbeskrivelse. Sådan er det så svært at balancere tillid og kontrol, og i slutenden var det medarbejderens motivation der forsvandt som dug for solen.

 Timeregistrering – hvornår er det relevant?

Jeg synes det er relevant at spørge sig selv, hvorfor man som virksomhed vælger at registrere medarbejdernes timer. Og lad mig lige helt fra start slå fast, at det selvfølgelig i nogle tilfælde er helt nødvendig af meget simple, praktiske årsager. Hvis man er en konsulentvirksomhed eller et advokatfirma der rent faktisk lever af at sælge sin ekspertise og faglighed til kunder i taxametermål, så er man naturligvis nødt til at have en vis gennemsigtighed, som sikrer at kunden ikke betaler mere end aftalt. Det samme glæder for håndværkertimer og hvad der ellers er. Det er således et tillidsspørgsmål – mellem virksomheden og kunden.

Men hvad med de virksomheder og organisationer som IKKE sælger faglighed, services og ydelser efter taxametermål? Og ikke har medarbejdere der er timeansat? Der er rigtig mange virksomheder der opererer med timeregistrering, uden at opfylde et eneste af ovenstående kriterier.

Og mit spørgsmål er simpelt: hvorfor har I valgt at have timeregistrering?

Måske fordi I bare altid har haft det. Måske fordi medarbejderne ellers ikke møder til tiden? Måske fordi man vil have et overblik over hvordan medarbejderne bruger sine timer?

Inden man svarer, skal man måske også huske på, at timeregistrering er et værktøj der stammer tilbage helt fra industrialiseringens tid, hvor Taylor med sin kontrolbaserede ledelseslogik var ude efter et redskab til at objektivt finde ud af hvor meget arbejde der helt rationelt kan udføres per time. Det giver mening når medarbejderen står ved et samlebånd, men det er lidt svære at måle på det immaterielle. Hey, jeg fik en god idé mens jeg stod under bruseren i morges! Hvor skal jeg registrere den….?

Fordele ved timeregistrering

Man kan sagtens pege på mange positive argumenter, så som:

  • Større effektivitet og bedre workflow, når virksomheden har overblik over hvordan medarbejderne bruger sine timer
  • Bedre grundlag for tidsestimering og planlægning.
  • Medarbejderne får et overblik over hvordan de bruger sin tid, og hvor meget spildtid der rent faktisk er på en arbejdsdag.

 

 Ulemper ved timeregistrering

Men der er der er også nogle ulemper man skal overveje i forbindelse med timeregistrering. Jeg ved at jeg muligvis er helt forkert på den, fordi hvis man laver en Google-søgning på ”Timeregistrering”, får man ca 91.000 hits – næsten udelukkende positive argumenter for hvordan der er masser af penge at spare, ved at indføre et tidsregistreringssystem. Faktisk er det næsten ikke lykkedes mig at finde et eneste argument for hvorfor man ikke skal have timeregistrering. Derfor er nedenstående blot nogle refleksionspunkter, som jeg synes at man også bør inkludere i sine overvejelser.

 

  • Næsten uanset hvor lange og mange flotte forklaringer med økonomiske argument, argumenter om personlig udvikling, argumenter om at virksomheder blot skal bruge det i analyseøjemed, så ændrer det ikke ved det helt grundlæggende faktum: hvis man ikke evner at forklare hvorfor tidsregistrering også er en fordel for den enkelte medarbejder, vil medarbejderen formentlig føle sig kontrolleret. Og det er ikke særlig motiverende. Hvis timeregistrering skal være et effektivt værktøj, kræver det således god ledelse.

 

  • Når man nu absolut ikke vil kontrollere sine medarbejdere, og da SLET ikke har mistillid til om de bestiller noget, men KUN vil bruge timeregistrering for at analysere hvordan organisationen som helhed bruger sine samlede timer, så skal man være klar over at det ikke er et særlig præcist redskab. Alle der nogensinde har prøvet at arbejde i en virksomhed hvor medarbejderne forventes at selv udfylde et skema med sine timer, at resultatet sjældent er 100% spitzenklasse. De færreste udfylder skemaet hver dag. Det gælder også selv om der er stærke argumenter for at ”systemet er så simpelt at det blot tager 3 min/dag at udfylde!” Mange vælger først at udfylde det når lokummet brænder – og det er som oftest en øvelse i at prøve at genskabe en hel uges eller sågar en hel måneds arbejde. Hvem husker præcist hvor mange timer der blev lagt på respektive projekter, på salg og på administration? De færreste, er min påstand. Til gengæld kan man være sikker på, at det totale tal da i hvert fald aldrig bliver færre end 37,5 timer…

 

  • Hvis man til gengæld har valgt en model, hvor man blot fysisk registrerer når medarbejderen er på stedet, siger det ikke ret meget om effektiv arbejdstid.

 

Tillid er godt – kontrol er bedre. Eller?

 

Del artikel