Rekruttering – 5 gode råd til mindre virksomheder

Er din virksomhed én af de mange små virksomheder, der har et lidt anstrengt forhold til rekruttering? Eller er din virksomhed én af de endnu flere, der ikke har et særligt anstrengt forhold rekruttering. Men til gengæld synes at det er lidt irriterende med den høje omsætning på personale? Når man nu har brugt tid på en rekruttering, tid som skulle have været brugt på drift, og så er man nødt til at opsige vedkommende efter bare 8 måneder. Eller vedkommende selv siger op efter kort tid, for den sags skyld. Det er ganske frustrerende.

Hvorfor er fejlrekrutteringer et problem? Problemet er, at det ikke bare er frustrerende. Det er også dyrt. Der er blevet lavet mange undersøgelser omkring hvad en fejlslagen rekrutteringsproces egentlig koster virksomheden, altså sådan i kroner og ører. Svaret svinger lidt, men man kan i hvert fald konkludere at tallet er højt: vi taler formentlig om en omkostning et sted mellem 300.000 – 500.000 kr. Og det er altså et ubehageligt stort tal. Her skal siges, at både store og små virksomheder oplever fejlrekrutteringer, men de små virksomheder er naturligvis langt mere sårbare end de store.

Så tørt kan det lægges ud, når man taler om vigtigheden af en vellykket rekruttering. Men der er selvfølgelig også andre negative ting forbundet med svingdøre i virksomheden. Man føler irritation over spildt tid og produktionstab. Det giver ofte utilfredshed og dårlig stemning i medarbejdergruppen og som leder kan man føle at man konstant bruger sin tid på brandslukning. På en ikke særlig konstruktiv måde. Læs mere om ulemperne med høj omsætning på personale her: https://pankehr.dk/2017/10/25/har-din-virksomhed-alt-for-hoej-omsaetning-paa-personale/

Hvad laver de små virksomheder forkert? Alle virksomheder er naturligvis forskellige. Der kan være forskellige årsager til at det går galt. Men der er nogle fælles træk, når det kommer til de små virksomheder.

Ikke nok tid og fokus– tit bruger man ikke nok tid på rekrutteringsprocessen, og det er selvfølgelig ikke fordi man er doven, men snarere fordi man ofte har den opfattelse, at rekruttering i lighed med mange andre HR opgaver er sekundære. Det vil sige, at fokus ligger på driften af virksomheden og opgaver som rekruttering eller udvikling af medarbejdere er noget der stjæler af tiden, der skulle have været brugt på de primære opgaver.

Ikke de fornødne kompetencer – ofte ligger ansvaret for rekruttering og øvrige HR opgaver hos den enkelte leder, som ikke har kompetencerne eller er godt nok klædt på til at varetage opgaven på en effektiv måde.

Er der noget man som mindre virksomhed kan gøre, for at prøve at gøre rekrutteringsprocessen mere effektiv? Svaret er ja, og det er ikke rocket science vi taler om. Mest af alt handler det faktisk om at være mere fokuseret og at købe præmissen om at ’jo mere velforberedt, jo heldigere’

5 gode råd

1. Lav en plan. Selvfølgelig haster det. Men sæt alligevel nogle timer af til at lave en plan for forløbet. I planen indgår en tidsplan: hvornår regner du med at tingene skal ske? Hvornår skal et evt. stillingsopslag ud, hvornår er der svarfrist, hvornår indkalder du kandidater til samtale? Hvornår ligger samtalerne? Skal der også være en 2 runde samtaler – hvornår? Hvor lang tid skal der gå inden kandidaterne får svar? Hvor skal vi lede efter kandidater? Derudover, laver du også en plan for hvem der er ansvarlig for hvad, for at undgå at vigtige ting falder mellem to stole. Husk endelig, at en vel tilrettelagt proces tjener det formål, at forebygge en fejlrekruttering. Men den er i lige så høj grad vigtig, da den er jeres ’visitkort’ der ude på arbejdsmarkedet. Ganske ofte har jeg set kedelig omtale af virksomheder på LinkedIn, fordi de ikke har vendt tilbage til kandidater. Det er jo drøn ærgerligt, når der rent faktisk ikke er ret meget mere end en mail på 3 linjer der skal til…
2. Sæt tid af til processen. Rekruttering bør aldrig være brandslukning, og skal prioriteres. I dette tilfælde gælder devisen ”jo mere velforberedt man er, jo heldigere bliver man” i ekstremt høj grad. Nej, du skal ikke regne med at heldet tilsmiler din virksomhed, hvis du kun sætter 3 timer af til en rekrutteringsproces. Og hvis det var min virksomhed, ville jeg nødig sætte min lid til ’held’. Det gør du jo formentlig heller ikke i forhold til andre ting der vedrører drift eller strategiske tiltag.
3. Tænk strategisk. Åh nej, Bjarne har sagt op efter 16 år i virksomheden, på et kritisk tidspunkt. Vi er nødt til at finde en ny Bjarne i en fart, og helst en der kan starte i morgen! Stop nu endelig op og gør dig nogle lidt mere langsigtede tanker. Vedkommende skal givet have nogle af de kompetencer Bjarne havde, men hvilke kompetencer skal vedkommende ellers have? Måske har I planer om at gå ind på et nyt marked om 1 år, måske skal I lancere et nyt produkt, måske ser målgruppen og konkurrencesituationen lidt anderledes ud om 2 år? Det er en god idé at tænke det ind i processen, og lede efter en kandidat der – udover Bjarnes kompetencer – også har erfaring af pågældende marked, det nye produkt eller målgrupper I endnu ikke har så godt styr på. Her handler det altså om ikke kun at slukke ildebranden her og nu, men faktisk om at bygge den næste generation af medarbejdere, så I kommer flyvende fra start når I skal ind på det nye marked, pludselig står i den nye konkurrencesituation eller hvad det nu handler om.
4. Onboarding. En rekrutteringsproces stopper ikke i det øjeblik kontrakten med den nye medarbejder er underskrevet. Processen er faktisk først færdig, når den nye medarbejder er startet – og er kommet godt fra start, vel at mærke. Derfor er det en god idé at også fokusere på hvordan I skal introducere den nye medarbejder til virksomheden, virksomhedskulturen og opgaven. Alt det praktiske skal selvfølgelig være på plads: e-mail, nøgler, et skrivebord etc. Men tænk også over hvordan vedkommende skal introduceres til virksomheden, sine nye kollegaer og arbejdsopgaverne, og læg gerne en plan for den første måned. Hvem skal vedkommende møde og hvornår? Hvis du som leder ikke synes at du har tid, kan det være en god idé at lave et ’buddysystem’, hvor en af de andre medarbejdere bliver udpeget til at være den primære kontaktperson og den som i starten hjælper den nye medarbejder med finde svar på stort og småt der vedrører virksomheden og arbejdsopgaverne. Du har dog som leder stadig en vigtig rolle, i det du er ansvarlig for sørge for en god dialog med den nye medarbejder.
5. Overvej professionel hjælp. Mange små og mellemstore virksomheder oplever på trods af gode intentioner fejlrekrutteringer Af den simple årsag at man ikke har en værktøjskasse til at håndtere rekrutteringsprocessen på en professionel måde. Man har typisk ikke HR-kompetencer i virksomheden. Her kan man overveje at hyre professionel hjælp ind, som kan hjælpe med rekrutteringsprocessen og smutte igen når det er færdigt. Vedkommende kan hjælpe både med kompetenceafklaring (”hvilken type medarbejder bør vi egentlig lede efter?”), samtaler, indhentning af referencer, en evt. personlighedstest og onboardingforløbet. En professionel er ofte en stor udgift for virksomheden, men det skal selvfølgelig holdes op mod at lederen til gengæld ikke skal bruge så meget tid på processen, samtidig med at forløbet bliver håndteret mere professionelt. Hvilket i sin tur øger chancen for at man undgår en fejlrekruttering.

Held og lykke med jeres næste rekruttering – må den blive vellykket!