Jobsamtalen – gode råd til virksomheden

Rekruttering er et håndværk, som det tager mange samtaler og oftest mange år at mestre. På det punkt er det ikke så meget anderledes end alt andet her i livet: det tager tid og mange forsøg at blive rigtigt god til noget. Jo mere man øver sig, jo bedre bliver man.
Selvfølgelig er der mange af dine personlige kompetencer der kan hjælpe dig godt på vej: empati, evnen at lytte aktivt og evnen at skabe en tryg stemning i rummet. Det skaber gode rammer.

Men når man som arbejdsgiver sidder overfor en potentiel, ny medarbejder så handler det jo også om, at på en effektiv måde få afdækket hvorvidt kandidaten er et godt match med stillingen og virksomheden. Både hvad angår faglige kompetencer, men også de personlige kompetencer. Det er ikke uvæsentlig hvordan vedkommende foretrækker at samarbejde, at løse sine opgaver og interagere med sine kollegaer.
Det er ikke så lidt der er blevet skrevet om ’den perfekte måde at holde en samtale på’. Denne artikel er ikke skrevet med det formål, og disse råd er sikkert ikke perfekte for alle.

Jeg har gennem årene holdt hundredvis af samtaler, og jeg vil gerne dele mine bedste råd – som blot er mine egne erfaringer. Whatever works!

The basics

Der er nogle helt basale ting der skal være på plads, for at skabe de mest optimale betingelser for samtalen. Og her tænker jeg at alle kan være med, øvet eller ej!

• I forbindelse med invitationen til samtale, skal du give kandidaten alle de informationer der brug for om praktikken: ’Når du kommer til adressen xxx, skal du gå op på 2.sal og spørge efter xxx, så vil der være nogen der kan hjælpe dig på plads. Hvis du kommer i bil, kan du parkere på xxx. Samtalen tager ca. 1 time og du behøver ikke at forberede noget specielt’. Det giver kandidaten en vis tryghed, at ikke også på egen hånd skulle navigere i dét, når man på forhånd måske er lidt nervøs over selve samtalen.
• Book et lokale, afsæt den nødvendige tid og kom til tiden. Det er ikke særlig rart for en kandidat at møde velforberedt op, og så sidde og blomstre mens man venter på at showet starter. Det får en i hvert fald ikke til at føle sig værdsat. Det er heller ikke rart at fare rundt på gangene sammen med HR/lederen for at finde et ledigt lokale, for så at ende i et hjørne i rode rummet på 3.sal. ”Ok, nice. I har virkelig forberedt jer godt hva? Gad vide hvordan onboardingen kommer til at foregå hvis jeg får jobbet…”
• En lille icebreaker skal der altid til. Et godt tip er at lade icebreakeren starte inden selve samtalen går i gang. I stedet for at diske op med kaffe på en termokande inde i lokalet, så tag kandidaten med til kaffemaskinen og lad vedkommende selv vælge kaffen. Så får I varmet op med en lille snak om kaffe (eller thé!) præferencer, anekdoter om virksomheder med dårligt kaffery (ja, de findes faktisk!) eller bare om hvor kedeligt vejret er i dag.

Hvad vil du have afdækket

• Forbered dig godt på forhånd og lav en liste over de ting du vil have afdækket i samtalen. Jeg plejer at lave både en ’need to have’ og en ’nice to have’-liste. Og hey: less is more! Der er ikke 28 punkter du til hver en pris SKAL have afdækket. Der er måske 5 – men de er til gengæld vigtige. Alt det, du ikke når på ’nice to have’- listen, kan du tage med til samtale nr. 2. Det er din ’need to have’ – liste der bestemmer om kandidaten skal videre til næste runde, nemlig.

Flowet i samtalen

Her kommer det som mange kæmper lidt med: hvordan sørger jeg for samtalen bliver flydende og sammenhængende? Uden at bare blive til en omgang sniksnak, som ikke hjælper dig synderligt i beslutningsprocessen, eller omvendt: til en tredjegradsafhøring.

• Du skal endelig fortælle om virksomheden. Min tommelfingerregel er dog, at det maks. må fylde 1/3 af samtalen. Og ja: jeg har været nødt til give lederen timeout, når vedkommende begejstret fortæller og fortæller…Og fortæller lidt mere…Om virksomheden. Det er faktisk én af de ting jeg synes er dit ansvar, hvis du sidder med som HR – at facilitere samtalen.
• Jeg arbejder selv med det der ofte bliver kaldt en ’semi-struktureret samtale’. Det indebærer, at jeg har mine ting jeg ved jeg vil have afdækket, og jeg har også noteret nogle spørgsmål. De ting jeg vil have afdækket, gælder i øvrigt for samtlige kandidater. Men jeg har ikke en generisk spørgeguide med 100 spørgsmål som jeg slavisk slider igennem til samtlige samtaler. I en semi-struktureret interview stiller man et spørgsmål, lytter til svaret og tager udgangspunkt i det svar for at stille det næste spørgsmål. Rækkefølgen på mine spørgsmål kan således variere.
• Læs rummet! Hvis du kan se at kandidaten er nervøs, så skift retning og begynd at spørge lidt til fritidsinteresser, rejser eller andet der ikke har med selve jobbet at gøre. Det får de fleste til at slappe lidt af og løsne lidt op. Hav hele tiden i baghovedet, at rummet skal være trygt og at samtalen skal være en behagelig oplevelse, uanset udfaldet.
• ’Hvorfor kørte du bare på, vi så da efter 20 min at dette bare overhovedet ikke var et match?!’ sagde en leder til mig engang. Korrekt, det var bestemt ikke et match. Men jeg vil ikke afslutte samtalen efter 20 min og kyle kandidaten ud ad døren. For det indtryk vil vi ikke at nogen skal gå fra virksomheden med, sådan er vi ikke her.

Hvordan skal jeg spørge

• Som du spørger, får du svar. De fleste kandidater har alle antenner ude, og prøver at fange hvad det er du ønsker. Og det er det svar du får, hvis du spørger.
• Lad os sige, det er en stilling hvor man kan forvente at der kommer mange Ad Hoc-opgaver i løbet af en arbejdsdag. Det trives ikke alle godt med. Men hvis du spørger: ”det er jo fart på her i biksen, så du skal nok regne med at der kommer Ad Hoc-opgaver i løbet af arbejdsdagen. Hvordan har du det med det?” Så har 100% af kandidaterne det garanteret godt med det, ja faktisk så ELSKER de Ad Hoc-opgaver! Formuler i stedet dit spørgsmål sådan her: ”Kan du beskrive hvordan du prioriterer dine opgaver? Hvilke rammer gør dig mest effektiv?” Og så opfølgende spørgsmål, afhængig af svaret.
• Blot for god ordens skyld: sæt dig ind i de ting, du ikke må spørge om. Husk i den forbindelse, at fra juni 2026 så må du ifm. det nye løndirektiv heller ikke spørge ind til kandidatens lønhistorik.

Hvordan skal jeg afslutte

• På et tidspunkt skal du runde af, og det gør du bedst ved at fortælle kandidaten om hvad det næste step i processen er. Hvad skal der ske (lederen og dig skal nok lave en de-brief sammen), hvor mange kandidater mangler I at tale med, hvornår er I færdige og det vigtigste: hvornår kan vedkommende regne med at høre fra jer med opfølgning på samtalen? Gennemsigtighed er vigtigt.

Hvis det skal være et afslag

• Og så til sidst min kæphest, som jeg rider SÅ hårdt i rekrutterings-manegen: RING!!!! Det er respektløst at blot sende et afslag på mail, når I har siddet i samme rum og snakket sammen.
• Forbered telefonsamtalen med nogle punkter om, hvorfor I har valgt ikke at gå videre med kandidaten. De fleste sætter, trods skuffelsen, pris på konstruktiv og ærlig feedback.
• Det er sket, at jeg simpelthen ikke har kunnet få fat i kandidaten på telefon. I de tilfælde har jeg skrevet en lidt længere og uddybende mail, med en opfordring at ringe til mig hvis der er brug for mere information.

Held og lykke med rekrutteringen! Læs mere om rekruttering her: Rekruttering – 5 gode råd til mindre virksomheder

Tag endelig fat i mig hvis jeg skal hjælpe jer med den næste rekruttering, eller I har brug for sparring omkring samtalen.

 Jobsamtalen