At sidde ansigt mod ansigt med en medarbejder der skal afskediges, er nok noget af det sværeste i lederrollen. Uanset hvad baggrunden er, men måske specielt når det er tale om en større fyringsrunde, hvor medarbejderen ikke bliver afskediget på grund af performanceproblemer, adfærdsproblemer, sygdom eller hvad der ellers er af ting som er relateret til personen.
Ved opsigelser som er en del af en større omstrukturering og nedskæring, kan det være svært for medarbejderen at forstå, hvorfor det lige er ham eller hende der skal sige farvel til virksomheden, især fordi hele konteksten er noget mere abstrakt. Rent intellektuelt kan alle sagtens forstå hvad meningen er; at virksomheden med hjælp af dette tiltag skal rejse sig fra støvet og i en ikke alt for fjern fremtid atter blomstre. Og ja for resten: det bliver så bare uden netop DIG.
Rent emotionelt kan det være svært at forstå og ikke mindst acceptere for medarbejderen, at man pludselig er blevet reduceret til en lille brik i et større spil, en FTE i et Excel ark.
Din opgave som leder
At være den der overbringer budskabet om at ansættelsesforholdet desværre må ophøre, er muligvis ekstra vanskelig når det handler om en større nedskæring. Det gør det heller ikke nemmere, at man som leder næppe får ”arbejdsro” til at forberede sig på opgaven. Budskabet er ude, virksomheden koger af rygter, snakken går, alle er 100% fokuserede på sig selv (og det er en helt normal reaktion), produktiviteten op til selve dagen er nærmest ikke eksisterende. Og der bliver holdt øje med lederen.
Hvem taler han med? Hvem taler han ikke med? Hvorfor svarer hun ikke på min mail? Er hun ikke lidt ekstra afvisende – eller måske alt for venlig? Hvorfor har han ryddet sin kalender for aftaler lige præcis den dag?! Betyder det at der er nogen skal fyres i vores afdeling? Hvorfor har hun private aftaler i kalenderen flere dage i træk? Hvorfor holder de ledermøde på en tirsdag, det plejer jo at være om torsdagen?
Der er mange forberedelser op til samtalen. HR funktionen er som regel ansvarlig for langt de fleste opgaver, som er af juridisk, praktisk og administrativ karaktær. Men selv om man som leder ikke skal sørge for lavpraktiske ting, som at der bliver booket passende mødelokaler og sætte vand og Kleenex frem, så er det stadig en god idé at forberede sig godt og grundigt på samtalen.
Jeg plejer at sige, at afskedigelsessamtalen som udgangspunkt aldrig nogensinde kan blive en decideret positiv oplevelse. Men man kan som virksomhed og leder bestræbe sig på at gøre situationen så værdig og respektfuld som overhovedet muligt. Mange undersøgelser viser nemlig, at måden medarbejderen blev behandlet på, kan være afgørende for hvor hurtigt man kommer videre i sin karriere. Ved at være godt forberedt, kan man gøre det til en situation som vedkommende medarbejder husker tilbage på som ”…men jeg blev i det mindste behandlet med respekt”
Jeg har hjulpet med at klæde ledere på til den svære samtale, og der er nogle ting som fylder ekstra meget i bevidstheden hos lederen, som der bliver spurgt meget ind til hvordan man skal forholde sig til.
Helt overordnet skal lederen huske at holde fast i hvad formålet med samtalen er: at overbringe budskabet om opsigelse, på en professionel måde så medarbejderen får en klar besked, som han/hun let kan forstå, og derfor ikke efterlades med tvivl om meningen med budskabet.
Det lyder nemt nok, men der altså nogle faldgruber.
Mine Top 5 over ”Dont’s”:
Ikke tage ansvar
Noget af det værste lederen kan gøre, er at løbe fra sit ansvar og sin lederrolle og sige ting som: ”det her er bestemt ikke min beslutning” eller ”jeg er jo slet ikke enig med ledelsen, men…” Man behøver ikke at være enig med den øverste ledelse om strategien, eller om hvorvidt det er en god idé at fyre medarbejdere. Hvis man er uenig, har man formentlig allerede kæmpet for sine medarbejdere – forgæves. Og man kan som leder sagtens give udtryk for sin frustration på afdæmpet måde: “Jeg er ked af at vi er nået hertil, jeg ville ønske at vi ikke var”. Indrømmet: det er ikke en behagelig situation for lederen. Men det er også en del af lederrollen.
At lade sig presses ud i en længere forklaring
’Men hvorfor netop mig?’ Det spørgsmål kommer helt sikkert som noget af det første, og medarbejderen vil blive ved og ved med at søge svaret på dette spørgsmål. Uanset hvad lederen siger. Her skal man være opmærksom på, ikke at lade sig presse op i et hjørne eller ud i en længere forklaring. Intet man siger vil hjælpe medarbejderen tættere på et svar, og det kan også få arbejdsretlige konsekvenser hvis man ikke passer på med hvad man kommer til at sige. Det er derfor en god idé at have et talepapir, udarbejdet med hjælp af HR, med et par sætninger om årsagen til opsigelsen og så ellers bare holde fast i disse sætninger. Ikke som en papegøje selvfølgelig, men blot for at minde dig om, at det du siger, ikke er uveæsentlig.
At afbryde samtalen
Det sker at medarbejderen bliver så ked af det, eller vred, at lederen føler det næsten umuligt at trænge igennem med sit budskab. Hvis man sidder over for en medarbejder der er meget emotionelt påvirket, kan det være fristende at tilbyde at afbryde samtalen og genoptage den på et senere tidspunkt i stedet for. Det skal du ikke gøre. Samtalen skal gennemføres, og medarbejderen kvittere for modtagelse af opsigelsen. Du må selvfølgelig meget gerne tilbyde en kort pause, hvor medarbejderen lige får lov til pudse næse, drikke en tår vand og sunde sig lidt. Men det foregår i lokalet, ikke udenfor. Der kan også være en god idé at tilbyde medarbejderen en opfølgningssamtale et par dage efter, når vedkommende har haft mulighed for at bundfælde det lidt. Vær dog opmærksom på at årsagen til opsigelsen stadig er fuldstændig den samme og giv ikke indtryk af, at opsigelsen er til forhandling. Det er ikke for at lyde unødvendigt hård, det er faktisk for medarbejderens bedste. Der er ingen grund til at trække pinen ud, eller give nogen en falsk forhåbning. Bedre at få det overstået og lade medarbejderen komme videre.
At lade samtalen trække ud
Og nu vi er ved det: hvor lang tid tager egentlig samtalen? Svaret er kort og godt: maks 10 minutter. Ikke mere. Der er ingen grund til at trække pinen ud. Det man har at sige, er sagt på 10 minutter. Mange oplever dog, at samtalen i de fleste tilfælde er overstået på 5 minutter. Og husk, at du altid kan tilbyde en opfølgende samtale senere.
Dumme sætninger
Husk endelig at forberede dig godt på hvordan du vil indlede samtalen. Gå lige til sagen, uden omsvøb men med respekt for medarbejderen. Lad endelig være med at indlede med et ”ja du kan nok gætte hvorfor du er indkaldt til denne samtale” eller en længere svada om vejret eller lidt snik-snak om medarbejderens børn. En anden klassiker som man bør holde sig fra er: ”ja jeg synes altså heller ikke at det er særlig sjovt” eller ”det kan være at du faktisk bliver glad for at komme væk herfra, du har jo sagt du gerne udvikles”.
Lad dig heller ikke fristes til at sige ting som: “Jeg er ligeså ked af det som du er”. Nej, det er du ikke. Du sidder lige nu i en ret ubehagelig situation, men du har stadig et job og der er ikke nogen der har flået tæppet væk under DIG.
Og så slutter jeg ellers af med et godt råd, en ”DO”: hvis man ikke har meget erfaring, er det rigtig godt at søge hjælp og råd hos en mere erfaren lederkollega som måske har prøvet det mange gange. Brug endelig hinanden i ledergruppen. Det er ingen der synes at det er rart at opsige nogen. Og hvis man en dag gør, skal man måske overveje ikke at være leder mere.
Hvad skal der ske efter fyringsrunden er overstået? Læs mere her: Efter organisationsændringen – nogle gode råd
