”Jeg har fået til opgave at skabe struktur på HR – området i vores virksomhed, og jeg ved simpelthen ikke i hvilken ende jeg skal starte”.
Sådan har indledningen været, til mange af de dialoger jeg har haft med mindre virksomheder, der har brug for et godt råd om deres HR-aktiviteter fremadrettet. Udgangspunktet for dialogen, er som regel at man aldrig har haft tradition for at se personaleledelse eller HR- arbejde i virksomheden som en særlig eller nødvendig disciplin. Men nu ser man sig nødsaget til at få skabt lidt struktur. Ofte fordi virksomheden er vokset, flere medarbejdere er kommet til og man oplever at tingene bare ikke glider helt ligeså nemt som det gjorde den gang det hele ligesom var styret af en usynlig hånd og alle vidste hvordan tingene fungerede. Det går tit ud over effektivitet og trivsel i virksomheden.
Læs mere om virksomheder med vokseværk her: Når virksomheden har vokseværk.
Mange SMV’er bøvler desværre ofte med en masse udfordringer: stor omsætning på personale, dårlige rekrutteringer, sygefravær, ingen struktur omkring MUS- samtaler, ingen personalepolitikker eller personalehåndbog og ledere der ikke håndterer de vanskelige samtaler med medarbejderne optimalt. Det bidrager desværre også til, at man ofte havner på glatis i forhold til arbejdsretten og det kan blive dyrt.
Ok, så noget skal gøres! Men hvad gør man, hvis man ikke er helt up to date med hvad der rører sig på HR-området og hvordan man griber sig den opgave an?
Hvordan spiser man en elefant? Svaret er som bekendt: i små bidder.
Hvad – Hvornår – Hvem
Mit første råd plejer nemlig at være: start med at danne dig et overblik. Inden du går i gang med at udvikle og søsætte et væld af aktiviteter (med tvivlsom effekt, hvis ikke du har de rette værktøjer), er det en god idé at danne dig et overblik over hvad der overhovedet sker i virksomheden, som kan defineres som ”HR-aktiviteter”.
HR Årshjul
Det er her begrebet ”Årshjul” kommer ind. Og det er såmænd ikke bare en metafor for ’overblik’. Det er et helt konkret, fysisk (hvis man nu kan kalde noget digitalt for fysisk?) produkt i form af et hjul, hvor du kan tegne et billede af HR-året i virksomheden. Det behøver nu ikke at være et decideret hjul, det kan også være en tidslinje eller hvordan netop I nu foretrækker det.
I årshjulet fremgår de HR – aktiviteter man stensikkert har i virksomheden, selv om man ikke kalder det HR. Min erfaring er, at tingene ganske vist bliver gennemført, også uden et årshjul, men at processen ofte sejler lidt og at man bruger uforholdsmæssig meget tid på det.
Hvis man til gengæld laver et årshjul, får man et bedre overblik over hvilke ting der skal laves hvornår, og man kan bedre planlægge sin tid og forberede tingene. Selvom man ikke har ret mange deciderede HR – aktiviteter, så er der sikkert nogle. Der er måske MUS samtaler eller noget der ligner? Der er sikkert lønsamtaler.
En lønsamtale er ikke det samme som en MUS samtale, det er to forskellige aktiviteter. Læs mere her: Lønsamtalen og MUS – to forskellige samtaler.
Der er sikkert også noget arbejdsmiljøarbejde.
Måske er der faste personalemøder, de kan også plottes ind i årshjulet. Det er især en fordel hvis personalemøder IKKE er faste, men det er noget man ønsker fremadrettet. Medarbejdernes ferie skal også planlægges. Andre aktiviteter kan være trivselsmålinger, kursusaktiviteter, ledermøder og årlige strategimøder.
Der er de fleste steder en julefrokost, og måske også en sommerfest. Den slags sociale arrangementer falder også ind under ’HR- aktiviteter’. Når man laver et årshjul, får man meget hurtigt et godt overblik over de ting der foregår i virksomheden der vedrører personale.
Husk! ‘Alles ansvar’ bliver hurtigt til ‘Ingens ansvar’
Når man er færdig med sit årshjul, så ved man hvad der er af aktiviteter under året der kræver din opmærksomhed. Og andres opmærksomhed, for den sags skyld. Nu har du overblik over HVAD der skal gøres, HVORNÅR det skal gøres, HVEM der skal involveres og ikke mindst hvem der er ansvarlig for opgaven.
Når du har plottet aktiviteterne ind, der hvor de normalt falder, så kan du også begynde at tænke lidt over om de nu mon også ligger optimalt? Måske er det smartere at holde ledermødet inden personalemødet? På den måde kan man målrette kommunikationen, og som ledergruppe fremstå som en fælles front. Det er mange andre områder, hvor du kan begynde at lege og trylle når HR-aktiviteterne på den måde bliver visualiseret.
Måske kan I derudover, helt blæret, vælge at visualisere årshjulet og lade det være synligt også for medarbejderne. Så kommer det heller ikke bag på dem, at du ALLEREDE beder dem om at sende sine ferieønsker til dig, eller bliver bedt om at forberede en MUS-samtale.
Du behøver ikke at være en ørn på Excel for lave dit årshjul, du kan finde skabeloner til årshjul forskellige steder på nettet, f.eks hos Plandisc
Hvis du har brug for hjælp til et HR årshjul eller andet der har med HR at gøre, så skal du være velkommen til at kontakte mig.
