Står du en gang i mellem i situationen at skulle facilitere en workshop? Synes du at det er noget der bare skal overstås, eller synes du ligefrem at det er sjovt? De fleste nok ligger et sted midt på skalaen: det er ikke en favoritopgave, men det skal nok gå.
Du forbereder dig sikkert grundigt og bruger en del tid på at lave PowerPoints, som på en god og tydelig måde formidler indholdet. Men hvor meget tid bruger du på at tænke hele processen igennem? Ikke kun indhold, men med fokus på hvordan du vil sikre at styre deltagerne sikkert fra A til B? For det er slet ikke uvæsentlig.
Fra A til B – death by PowerPoint?
For mange år siden stod jeg for første gang som ganske ung på gulvet ude hos en kunde. Jeg skulle sammen med en ældre kollega facilitere en workshop. Jeg var meget benovet over at få lov til at være med, som eksperten ude hos kunden. Fordi det var det vi var, fortalte min kollega. Vi var der fordi kunden havde bestilt en opgave, som grundlæggende bestod i at sørge for at deltagerne fik et sæt værktøj til selv at løse en specifik problemstilling.
Vi præsenterede os kort, og så ramte den endeløse strøm af PowerPoints ellers deltagerne. Ved frokost var de tydeligt trætte og hen mod slutningen var der kun få der stadig viste svage livstegn. De andre var afgået ved PowerPoint døden. Min kollega forsikrede mig dog om, at det bare var gruppen der var svær at arbejde med. Jeg påpegede forsigtigt at det virkede som om….ja..de havde kedet sig? ”De er her altså ikke for at have det sjovt, men for at lære noget” sagde min kollega.
Der opstod min interesse for selve processen, om vejen fra A til B. Fordi det er jo ikke sådan at læring og at have det sjovt på nogen måde er modsætninger. Faktisk lærer man mere hvis man har det sjovt mens man gør det, og som facilitator har du det også meget sjovere hvos deltagerne har det sjovt. Og ikke mindst er værdiskabelsen på det hele taget større.
Kan du kende situationen?
Måske har du stået i en lignende situation, som jeg gjorde? Hvor du har en konkret opgave, måske en workshop omkring et bestemt emne. Du ved lige præcis hvad det skal handle om, du ved hvad der bør komme ud af det og du er virkelig velforberedt. Og alligevel er det som om det ikke spiller helt. Deltagerne virker uinteresserede og i ærlighedens navn også lidt forvirrede. Som om de slet ikke ved hvorfor de er der. De sniger sig til at checke emails hele tiden, de bliver ved at bladre i de handouts af præsentationen du har givet dem og gruppearbejdet fungerer ikke særlig godt. Din præsentation bliver hele tiden afbrudt af spørgsmål og tiden skrider for vildt. Du synes på det hele taget ikke at det var en særlig god oplevelse, hverken for dig eller for dine deltagere. What to do?
Du kan starte med at læse mine 10 bedste tips.
Mine 10 bedste tips
- Jeg har lært, at det er vigtigt at være reflekteret over min egen rolle. Så er vi tilbage til ”fra A til B”. Fordi det er min helt grundlæggende opgave: deltagerne starter dagen ved A, og ved slutningen af dagen skal de gerne være nået frem til B. Det er min kerneopgave på selve dagen. Jeg er ikke eksperten, men et redskab: facilitatoren
- Selvom det er en workshop du har afholdt mange gange, så er der ikke to workshops der er helt ens. Du skal ikke opfinde den dybe tallerken hver gang, men du bliver nødt til at bruge tid på gøre dig nogle tanker omkring hvordan du skal lægge dagen op for lige præcis denne gruppe. Er der noget særligt du skal være opmærksom på?
- Husk at bygge dagen op, så at der er et godt mix mellem interaktion og foredrag. Min tommelfingerregel er, at præsentationer aldrig må vare mere end ca. 25 min. ”Death by PowerPoint” er altså ikke et udtryk opfundet for sjov…
- Overvej nøje hvordan du vil indlede dagen. Forventningsafstemning er vigtigt. Lad samtlige deltagere få ordet. Skriv forventninger ned. Det som du på forhånd ved workshoppen ikke dækker, parkerer du. Vend tilbage til forventningerne sidst på dagen. Præsenter dig selv. Vær personlig – deltagerne har brug for at lære dig at kende. Du er en vigtig person i dag!
- Adresser fra starten ALT som kan komme at tage fokus fra det I skal arbejde med i dag, uanset hvor irrelevant der virker for dig. Har du armen i gips? Fortæl hvorfor. (”Gad vide om han har væltet på cykel? Han var måske fuld!”) Har du en sjov accent? Sig hvor du er fra. Selv er jeg fra Sverige, og det kan jeg jo lige så godt fortælle fra starten, så skal deltagerne ikke bruge kapacitet på at tænke over, om jeg mon er fra Norge eller Færøerne… Eller et helt tredje sted. Har der lige været en fyringsrunde? Spørg om det er noget de har brug for tale om.
- Jeg deler aldrig handouts ud. Det siger jeg allerede på forhånd – men at de får hele baduljen og gerne lidt ekstra materiale tilsendt efter. Hvorfor? Fordi jeg ikke vil have at de sidder og bladrer i materialet og kigger på det der skal ske om 3 timer, helt udenfor kontekst. Det bidrager til at tage fokus fra det I arbejder med lige nu
- Lod stemningen i gruppen. Vær fra start opmærksom på korslagte arme og afvisende mine – det kan betyde du skal arbejde lidt hårdere i dag. Fortæl hvad den røde tråd er og hvad I skal i dag. Men lad være med at udlevere et detaljeret program med tidspunkter. Der vil altid være deltagere der er meget detalje-orienteret, og de vil være MEGET opmærksomme på programmet med indhold og tidspunkter. Det tager fokus. Og så er det jo den med at tingene udvikler sig på en anden måde end du havde forudset, og så kan du være nødt til at gå væk fra programmet og finde en anden vej fra A til B. Jeg lover at det ikke passerer ubemærket hen hos nogle deltagere. Nogle vil endda føle sig snydt på noget indhold, og det vil reflekteres i evalueringen og i deltagernes læringsproces.
- Og nu vi er ved det, det der kan være det mest stressende for den nye og/eller urutinerede facilitator: At være nødt til at lave programmet om. Din vigtigste opgave er at flytte deltagerne fra A til B. Du vil have dem et bestemt sted når dagen er slut. Vejen dertil forløber ikke altid nøjagtig som du havde planlagt. Hvis noget ikke fungerer – skrot det. Du skal ikke til hver en pris køre videre efter dit fastlagte program. Hvis du havde planlagt et kort indlæg efterfulgt af gruppearbejde, men kan mærke at tiden skrider fordi der så høj aktivitet og involvering og mange (relevante) spørgsmål: lad være med cutte deltagerne af. Lav det om til en Q&A session i plenum og skrot øvelsen. Og omvendt: hvis du havde planlagt et længere indlæg hvor du regnede med mange spørgsmål og interessante diskussioner, men der er akavet stille eller det hele bare kører i ring: smid en øvelse ind i stedet for, eller bare kør videre. Det eneste du skal holde fast i, er den røde tråd.
- Hvis der er grupper der ikke helt fungerer, så vær ikke bange for lave grupperne om inden den næste øvelse. Selv om du egentlig havde besluttet at lade dem arbejde i samme grupper hele dagen. Det er dit job som facilitator at holde øje med den slags.
- Er de trætte? Hiv en energizer op af hatten. Send dem ud og gå. Hold pause. Forslag til forskellige energizers kan du finde på nettet. Og overvej om du skal lave noget om i programmet til næste gang.
Jeg håber at mine tips kan bruges. Men husk at det er øvelse der skal til. Jo flere workshops du faciliterer, jo dygtigere bliver du. Og de dårlige oplevelser? Tja, dem vil alle opleve en gang imellem. Men som påklædt og velreflekteret facilitator ved du i det mindste hvorfor det gik galt…
Pøj pøj med det – og tag endelig fat i mig, hvis du har brug for hjælp!
