Jeg synes nogle gange at beslutningsprocesserne er lidt træge i min organisation”. “Jeg synes nogle gange at der mangler en vis gennemsigtighed i beslutningsprocesserne. “Jeg synes altså at dem ovre i operations/HR/IT/Development/sales/bare-en-hvilken-som-helst anden-afdeling-end-den-jeg-selv-er-ansat-i/ er helt enormt tunge at danse med”. “Det er som om mange afdelinger her i biksen er fuldstændig ligeglade med vores vision, mission og strategi. Eller måske har de bare slet ikke har forstået den
Genkender du et eller flere af ovenstående udsagn? Så er du formentlig ansat i hvilken som helst virksomhed med mere end 1 afdeling eller flere end 2 medarbejdere. Ja det er måske lettere overdrevet, men den medarbejder der aldrig har taget ordet ”silo” i sin mund, venligst ræk en finger op.
’Silo’ er meget frekvent brugt for at beskrive organisationen, og det er ikke ligefrem i positive termer. Ordet ’silo’ giver maksimalt negative vibrationer, og bliver oftest brugt som en lidt diffus diagnose på diverse organisationsproblemer. Faktisk må det være en af de mest almindelige diagnoser for dårligt fungerende organisationer. Jeg har gennem alle mine år som konsulent aldrig arbejdet med en virksomhed eller organisation, som ikke har beskrevet sig selv som lidt ”siloagtig”. Jeg har for den sags skyld heller aldrig selv været ansat i en organisation, hvor jeg ikke i frustration har givet siloerne skylden for alt der ikke fungerer. En hurtig søgning på nettet bekræfter også billedet af det er noget højst uønsket, og jeg kan ikke lade være med at drage paralleller til slankekurens mange quick-fixes: ”Break down the silos!” eller ”How to overcome organizational silos”.
Silo er et mindset
’Silo’ bruger man for at definere et mindset eller en organisationskultur, hvor forskellige afdelinger af virksomheden ikke ønsker at udveksle informationer og dele viden med andre afdelinger i samme organisation. Nu tror jeg ikke at det så meget handler om at man ikke ØNSKER at udveksle informationer. Men man gør det bare ikke. Det er givetvis demoraliserende og frustrerende hvis man er ansat i virksomheden. Men ud over at det er irriterende, at dem på 3 sal konsekvent vælger ikke at informere os om dialogen med den Store Vigtige Kunde som vi på 2 sal OGSÅ prøver at servicere: Er der et reelt problem med siloer i virksomheden? Svaret er ja. En virksomhed med udprægede siloer, er ofte en ineffektiv virksomhed.
Siloen er der af en årsag, fordi der en gang trods alt var en vis logik i at organisere sig i forskellige afdelinger: så at organisationen kan allokere sine resurser på en fornuftig måde. At det så ikke fungerer efter hensigten, har andre årsager. Jeg vil vove den påstand, at det i langt de fleste tilfælde handler om organisationskultur og dårlig ledelse.
- For det første, så er det næppe nogen der med fuldt og rationelt overlæg vælger ikke at samarbejde med andre afdelinger eller at udveksle informationer. Man er nok snarere fanget i den rådende organisationskultur, og man laver sit arbejde, det man er ansat til at lave. I arbejdsbeskrivelsen indgår primært at varetage opgaver inden for sit faglige område. Langt de fleste er ansat for sin faglighed og for at udføre et bestemt og defineret arbejde. Er man jurist arbejder man med kontrakter og aftaler, er man IT-medarbejder sørger man for at IT-systemerne kører, er man kommunikationsmedarbejder arbejder man inden for det felt. Og så videre.
- For det andet ligger det i menneskets natur, at nedbryde komplekse systemer til mindre, mere forståelige størrelser hvor det er nemmere at navigere, og udføre sit arbejde.
- For det tredje, er det et faktum at politik – og hierarki battles altid vil trives i enhver organisation af en vis størrelse. Loyaliteten ligger således primært der hvor man har sin daglige gang, inden for den lille del af systemet hvor man har det fulde overblik og har sin ekspertise. Også for lederne, som burde være dem der med stort overskud arbejder for at fremme samarbejde og en kultur af åben kommunikation og gennemsigtighed. I mange tilfælde er et dårligt fungerede topleder-team faktisk selve årsagen til siloernes eksistens i virksomheden. Her skal man være opmærksom, for det kan spænde ben for den transformation mange organisationer er nødt til foretage sig, hvis man vil tilpasse sig til de helt nye krav som fremtidens nye virkelighed stiller til organisationen.
Siloen og fremtidens organisation
At bryde siloerne ned, eller helt fjerne dem helt her og nu, virker ikke helt realistisk. Men når det er sagt, kan og bør man gøre noget for at få organisationen at fungere på en effektiv måde – også i fremtiden. Fordi fremtiden stiller helt nye krav til organisationen. Fremtidens organisation skal være hurtig, den skal arbejde netværksbaseret, den skal være hurtig til tilpasse sig og det er alt afgørende at viden, informationer og læring bliver delt. Alt det er siloen meget dårlig til at facilitere.
Hvor skal man starte?
Hvis man ikke lige kan overskue at sætte en kæmpe transformationsproces i gang, kan man altid starte med at kigge på nogle udvalgte områder, hvor en mindre indsats også kan være med til at rykke virksomheden.
Man kan fx med fordel sætte rekrutteringsprocessen under lup. De fleste virksomheder rekrutterer sine medarbejdere på baggrund af deres faglighed. Der vil typisk være flere forskellige faggrupper ansat i virksomheden. Måske burde man i højere grad også kigge efter kandidater som besidder stærke evner til at samarbejde på tværs af komplekse systemer, med dokumenterede resultater på området. Generalist er i den sammenhæng ikke et fy-ord, og der er kompetencer derude som man i langt højere grad burde vægte højere. Til virksomhedernes forsvar skal siges, at det gør man også. Stærke samarbejdsevner er altid et plus, men man ser det typisk som en ekstra bonus og ikke noget man kigger efter som prioritet nr 1.
Hvis man alligevel er i gang med overvejelser omkring rekrutteringsprocessen, kunne man måske i samme ombæring at dreje på nogle knapper i virksomhedens onboarding processer. Præsentationsmøder af de forskellige afdelinger i al ære, men måske kunne man overveje at lade den nyansatte få en mentor og go-to person ikke kun i den afdeling man er ansat i, men også i et par andre afdelinger? Måske skulle en del af onboarding processen være en obligatorisk praktikplads af et par dages varighed i en eller flere af de andre afdelinger, for at få deres perspektiv på hvordan man bedst eksekverer virksomhedens strategi, og de ting der fylder i netop den afdeling. Det ville bestemt ikke løse alle problemer, men det ville være en god starthjælp for den enkelte til at etablere relationer på tværs i organisationen.
Derudover, skal man fokusere på fremtidens ledelse. Fremtidens leder skal være god til at facilitere samarbejde og innovation på tværs af organisationen og man kan starte med at klæde lederne på til sin nye rolle.
Jeg var lige ved at sige, at hvis man formår at skabe dynamik i silo-halløjet, så kan man også løfte i flok. Men det udtryk er jeg om muligt endnu mere træt af end ordet ’silo’. Så jeg nøjes med en opfordring til Siloens Leder: start med at pakke picnickurven og tag dine medarbejdere med på skovtur i nabo-siloen. Hvem ved: det kunne ende med at blive en meget lærerig dag.
