Er din virksomhed én af de mange, der har en alt for høj omsætning på personale? Nogle virksomheder har nærmest svingdøre, og de pokkers døre er oven i købet velsmurte. Man bruger oceaner af tid på at rekruttere nye medarbejdere, men de bliver ved med fise ud af svingdøren igen, de forsvinder simpelthen alt for hurtigt efter at de er blevet ansat. Enten ved at de selv siger op, eller at du af forskellige årsager desværre ser dig nødt til ikke at lade ansættelsen fortsætte efter den indledende prøveperiode. I nogle tilfælde er høj personaleomsætning sæsonbetonet, og så er det selvfølgelig ikke et problem.
Men for mange virksomheder er det et problem – uanset om man har erkendt det eller ej.
Hvorfor er det et problem?
At det er et problem er indlysende: det er dyrt at ansætte medarbejdere der smutter igen, inden de er begyndt at bidrage til værdiskabelsen. Det er dyrt fordi rekrutteringsprocessen er dyr, og I bruger både tid og ressourcer her. Afhængig af hvilken jobfunktion som den nye medarbejdere skal varetage, plejer man at estimere at man skal have været ansat i sin nye rolle i mindst 6 måneder – nogle gange længere – inden man for alvor begynder at rykke.
Men en høj omsætning på personale har selvfølgelig også andre konsekvenser. At der konstant er udskiftning på holdet, gør at afdelingen/virksomheden ofte er præget af utryghed og der falder aldrig rigtigt ro på. Det går i høj grad ud over både produktivitet og effektivitet.
Det her skal I ikke gøre
Heldigvis er der dog meget man gøre hvis man vil arbejde med at nedsætte personaleomsætningen. Men inden jeg kommer ind på hvad I kan gøre, vil jeg pege på to væsentlige ting I ikke skal gøre.
- Skyde skylden på eksterne faktorer. Konjunkturen er lige nu høj/lav/skæv/forkert, der er dukket mange nye konkurrenter op, de unge er også så umulige og forkælede nu om dage, og så kan I i øvrigt ikke matche lønniveauet hos SuperCorporation A/S. Det er sikkert alt sammen rigtigt. Men indtil I har hårde facts på bordet, så er det kun bortforklaringer – og dem kan man som bekendt ikke bruge til ret meget. Faktisk gør de bare det hele endnu værre, fordi hvis man er overbevist om at skylden primært skal placeres eksternt, så er den gængse opfattelse også, at der ikke er noget at gøre, og så bliver der slet ikke taget fat om roden til problemet.
- Gætte. Bare stop. Brug i stedet tiden fornuftigt. Det kan man f.eks gøre ved at finde frem til fakta i stedet for.
Dette kan man gøre i stedet
Start med at finde årsagen, roden til problemet. Hvis du har et vel underbygget grundlag, bliver dine indsatser for at komme problemet til livs langt mere målrettet, og succesraten tilsvarende større. Her skal du ikke bruge din mavefornemmelse, men du skal sætte din lid til fakta og tørre tal.
Hvis du ikke har tal og statistik, så grav dem frem. Her kan du fordel fokusere på:
- Hvor høj er omsætningen på personale på årsbasis, helt præcist?
- Gå 3-4 år tilbage i tiden; er der et mønster?
- Hvordan ligger virksomheden i forhold til branchen i øvrigt? Find gerne branchestatistik, som kan fortælle dig om det er et generelt problem i branchen, eller om din virksomhed er hårdere ramt end man ellers ville kunne forvente.
- Er der særlige afdelinger, særlige projekt eller særlige ledere hvor personaleomsætningen skiller sig ud i forhold til resten af organisationen?
- Er der et mønster i hvornår medarbejderen siger op? Efter 1 år? Efter 8 måneder? Efter projekt-afslutninger?
- Kan demografien afsløre noget: er det særlige aldersgrupper, profiler etc. der skiller sig ud?
- Hvis I sammenligner sygefravær og personaleomsætning: giver det nogle ledetråde i forhold til hvor og hvornår I mister medarbejdere? Og hvem.
- Hvis der foreligger en trivselsundersøgelse, kan den også være ret afslørende.
Nu er der tal – hvad gør man så? Det absolut vigtigste, er faktisk at beslutte sig for at gøre noget. Det er ikke sikkert at de tiltag man søsætter rent faktisk virker, men det er til gengæld stensikkert at det at undlade at gøre noget bare gør problemerne værre. Det går nemlig ikke over af sig selv.
Nu har du dine tal. Dyk ned i dem og se hvad de kan fortælle dig. Alle virksomheder er forskellige, med forskellige forudsætninger, forskellig kultur og forskellige processer. Man kan dog pege på nogle ting, der ofte dukker op til overfladen og står tydeligt frem når man har gennemført sin undersøgelse af årsagen til problemerne, og der er heldigvis også tiltag der kan være med til at få rettet op på det.
Rekrutteringsprocessen. Ofte oplever man at miste medarbejdere efter kort tid, fordi rekrutteringsprocessen ikke er god nok og man ganske enkelt oplever fejlrekrutteringer på den konto. Her kan det betale sig at investere noget tid at gøre rekrutteringsprocessen mere fokuseret, systematisk og strategisk. Få her 5 gode råd til rekruttering: Rekruttering
Manglende onboardingproces. Rekrutteringsprocessen er ikke overstået bare fordi ansættelseskontrakten er underskrevet. Så går den blot ind i den næste fase, som har som formål at hurtigt få den nye medarbejder op i omdrejninger. Det er desværre ofte overset, men det er vigtigt! At have en medarbejder som ikke bruger sit fulde potentiale er dyrt. Her kan du læse om hvad du kan gøre for at få lidt mere struktur på din onboardingproces: Onboarding – kom godt fra start
Dårlig ledelse. Uha ja. Den er ikke rar at tage fat om. Men ofte oplever man, at nogle afdelinger er hårdere ramt end andre af høj omsætning på personale. Og her er det selvfølgelig helt oplagt at som noget af det første se på hvad pågældende ledere gør – eller ikke gør. Det kan handle om manglende forventningsafstemning med den nye medarbejder, men i lige så høj grad om manglende retning og styring, samt om usikkerhed omkring opgaver og ansvarsområder. Her oplever man også tit et højt konfliktniveau i teamet, og jeg oplever desværre også ofte at der er en lille smule berøringsangst omkring problematikken. I mange tilfælde er svaret at skille sig af med de medarbejdere man mener har adfærdsproblemer, men det hjælper bare sjældent på længere sigt. Det fundamentale problem er der stadig og alt andet bare er symptombehandling. Her skal man i stedet gå ind og støtte lederen og klæde vedkommende på til bedre at varetage sin lederrolle.
Manglende udvikling. Det er en klassiker. Medarbejderen føler sig ikke set og anerkendt, og føler ikke at der er en overordnet plan for udvikling og læring. Her kan det være en god idé at give sin praksis omkring MUS – samtaler et serviceeftersyn. Bliver de afholdt, giver de mening og bliver der fulgt op på dem?
Exitsamtaler. Nogle virksomheder gennemfører en s.k exitsamtale (fratrædelsessamtale) med samtlige medarbejdere der har valgt at sige op, uanset hvor længe de har været i virksomheden. Det kan være en god kilde til værdifuld viden om hvad der kan forbedres på arbejdspladsen. Medarbejderen føler ikke at man har noget i klemme, da man jo alligevel er på vej væk, og kan derfor være ærlig omkring de forhold der muligvis har været bidragende til beslutningen om at sige op. Man skal dog være opmærksom på, at en exitsamtale ikke bare er en lille ’sludder for en sladder’. Man skal forberede samtalen og gøre sig nogle tanker omkring hvilke spørgsmål man gerne vil stille, lade medarbejderen forberede sig og derudover have en åben, lyttede og nysgerrig tilgang til samtalen. Samtalen er frivillig for medarbejderen, og det er en god idé at lade HR (eller en ekstern ressource) tage sig af samtalen, og ikke den nærmeste leder, da medarbejderen så ofte vil holde sig tilbage. Det er derudover vigtigt, at man rent faktisk også er parat til også at bruge og italesætte den viden der kommer ud af samtalen. Hvis det ikke er tilfældet, så er det bedre at droppe samtalen, for ikke at spilde alles tid.
Bliv klogere på Exitsamtalen her: Gode råd om Exitsamtalen – hvorfor siger dine medarbejdere op?
Held og lykke med at holde på din næste medarbejder! Tag gerne fat i mig hvis jeg skal hjælpe dig: /hr-for-smv/
