HR Konsulent 
”Vores personalehåndbog er virkelig læsværd, da den i høj grad beskriver og afspejler virksomhedens kultur og hele det værdigrundlag den hviler på. Derudover er den smækfyldt med relevante informationer, og lige til at gå til. Jeg læser den ofte og har stor glæde af den”…..sagde ingen medarbejder nogensinde….eller leder, for den sags skyld.
Selvom de fleste ledere og medarbejdere erkender behovet for en personalehåndbog, er det de færreste der har et godt forhold til den. Hvis man altså overhovedet HAR et forhold til den. Mange medarbejdere hiver kun fat i den når der opstår tvivl omkring barselsreglerne eller om virksomheden nu har lukket på Grundlovsdag eller ej.
At der er et behov for en personalehåndbog, kombineret med at det ikke er sådan helt ligetil at bare grifle et par personalepolitikker ned, kan en hurtig Google søgning afsløre. Skriv ’Personalehåndbog’ og der dukker næsten 22.000 hits op. Konklusionen må derfor være, at det bestemt er noget der fylder for mange virksomheder, men desværre på den der lidt kedelige ”need to have” måde.
Jeg har i mit virke som rådgiver inden for HR & Ledelse læst rigtig mange personalehåndbøger fra alle mulige typer virksomheder og organisationer. De har selvfølgelig alle sammen været forskellige, men de har nogle fælles træk. Fx. er de alle sammen alt for lange. De fleste af dem er også alt for detaljeret. Langt de fleste har en lidt rodet struktur, hvilket oftest skyldes at afsnittene er forfattet og tilføjet ad hoc på forskellige tidspunkter af forskellige personer. ”Organic Growth” hedder det vist på management lingo, og det er ikke helt lige så positivt når vi taler om en personalehåndbog.
Nej, der er vist ikke så meget positivt at rapportere. Eller? For hvad nu hvis man kunne trylle hele projektet om til noget ’need’ OG ’nice to have’?!
Hvorfor har man overhovedet en personalehåndbog når alle hader den?
Lad os starte med at svare på det indlysende spørgsmål der nu formentlig trænger sig på: hvorfor skal man overhovedet have en personalehåndbog når alle tilsyneladende hader den? (HR hader den også – bare ikke når andre hører det). Det skal man fordi man som virksomhed har et ønske om skabe gode ledelsesrammer og vilkår. Derfor skal en personalehåndbog også ses i en større sammenhæng som en del af virksomhedens personalepolitik. ’Personalepolitik’ kan defineres som de overordnede principper og retningslinjer, som organisationen ønsker at lægge til grund og de skal gerne baseres på værdier og tillid. Videre har hverken lederne eller HR afdelingen tid eller lyst til at gentagne gange svare på spørgsmål om praktiske forhold, som medarbejderne nemt selv kan finde svaret på hvis det ligger samlet et sted. Derfor.
5 Gode Råd til en Kick Ass personalehåndbog
Hvis man nu skal i gang med at lave en personalehåndbog, synes jeg at man lige skal stoppe op og gøre sig nogle tanker omkring det overordnede formål og udformningen af dokumentet, at tænke den ind i virksomhedens overordnede strategi. Hvis det alligevel er tid til den årlige opdatering, kan man med fordel gøre det samme. Mine 5 gode råd er ikke en opremsning af hvilke emner personalehåndbogen bør indeholde, men en opfordring til at tænke lidt bredere og tænke personalehåndbogen ind i en større sammenhæng, hvor fremtiden trænger sig på.
Hvem er målgruppen? Er det medarbejdere der er ansatte i virksomheden? Er det lederne? Begge dele givetvis. De fleste virksomheder vil afvise at udlevere personalehåndbogen til ikke-ansatte. Men er der virkelig noget der er så hemmeligt i personalehåndbogen, at du helst vil holde den skjult indtil den nye medarbejdere er gået i fælden og startet i virksomheden? Hvad nu hvis man forestiller sig, at personalehåndbogen ikke blot er en samlingsplads for praktiske informationer og personalepolitikker, men et kick ass salgsmateriale for de talentfulde medarbejdere du så gerne vil have fat i? Ved at bruge sin personalehåndbog aktivt i sit employer branding arbejde, vil man kan kunne fortælle om hvorfor netop din virksomhed er Stedet. Prøv at således at tænke personalehåndbogen som et dynamisk kommunikationsværktøj, også ved rekruttering.
Fremgår jeres værdier? De fleste personalehåndbøger har noget omkring vision og mission. Men hvor tit bliver det opdateret? Og fremgår værdierne andre steder i bogen end i de indledende 4 sætninger? Man kan altså være godt tjent med at tænke sprog og formuleringer igennem for hvert eneste afsnit. Og når vi nu taler om værdier, så er der en tendens til at glemme noget af det vigtigste: står der noget om ledelsesfilosofien og tilgangen til ledelse i organisationen?
Er den tilgængelig? Ja selvfølgelig. Den ligger som pdf på intranettet, eller som et word dokument på fællesdrevet. Men er det lig med tilgængelighed i fremtiden? Kan man forestille sig at Generation Y og Z helt intuitivt synes det er det naturligste i hele Verden, at skulle tænde sin PC og logge på fællesdrevet for at downloade en pdf version af en personalehåndbog? Når de til hver en tid finder alle andre informationer på You Tube via sin smartphone? Det tror jeg faktisk ikke. 40+ damer ligesom mig selv, downloader og printer naturligvis dokumentet, så at jeg altid har det ved hånden. Men de fleste virksomheder har altså ikke kun 40+ damer ansat. Hvis jeg repræsenterede en større virksomhed (med flere resurser til den slags) ville jeg til hver en tid lave en Wiki eller App ud af min personalehåndbog.
Er den overskuelig? Jeg har et par gange fået en personalehåndbog tilsendt, med en lille bøn om hjælp. Fordi den skulle vist være fuldstændig opdateret, men alligevel er det som om der ikke er nogen der bruger den. Når jeg åbner dokumentet, åbenbarer sig så et pragtfuldt eksemplar på ca 280 sider. Jamen tror da pokker at ingen bruger den. For hvordan i al verden skal man kunne finde rundt i et dokument som består af snørklede beskrivelser af alt mulig, inklusive 26 sider med screendumps af hvordan man udfylder elektroniske formularer for kørselsgodtgørelse? Her er problemet ofte den tidligere nævnte ’organiske vækst’ kombineret med det faktum, at ansvaret for personalehåndbogen er lidt flydende. Jo jo, det overordnende ansvar ligger selvfølgelig hos ledelsen og HR. Men i de tilfælde hvor der ikke er en samlet tilgang til personalehåndbogen, kan man sagtens opleve at afsnittet om IT politikker fylder 1/3 af det samlede sideantal, fordi det tilfældigvis var IT der tog initiativet til at få den opdateret sidste år. En personalehåndbog skal maks fylde 40-45 sider. Også i fremtiden.
Er der flere do’s end don’ts? Helt indlysende skal man sikre sig at man ikke vægter alle de ting man IKKE må højre end de ting man må. Men selv om man vægter de ting man må højere, så må personalehåndbogen ikke være lig med et slags omvendt Karnov. Man kan ikke nedfælde et regelsæt som tager højde for alle mulige og umulige situationer der kan opstå i virksomheden, og det er heller ikke ønskeligt. Personalehåndbogen er nemlig ikke en afløser for god ledelse. Selvom man HAR gjort sig nogle tanker omkring dette, så kan man dog alligevel komme til at bruge ”do’s” forkert. Et eksempel jeg har stødt på, var en virksomhed som helt indledningsvis skrev: ”Hos XX elsker vi vores arbejde!”. Med udråbstegn. Tag den! At ’elske sit arbejde’ handler om motivation, og det kan man som bekendt ikke pålægge medarbejdere – selvom det står helt eksplicit i personalehåndbogen at alle forventes at være top-motiveret hele tiden. Det er en lederopgave. Også i fremtiden.
Hvis du synes det var interessant læsning, må du gerne dele. Og hvis din virksomhed faktisk allerede HAR en Kick Ass Personalehåndbog – fortæl!
Hvis du har brug for et godt råd om din personalehåndbog, er du altid velkommen til at kontakte mig.