HR Konsulent 
Få HR – elementer skaber så meget debat og polemik som MUS-samtalen. Samtalen alle elsker at hade! Og det tror pokker. Hvem har ikke prøvet en rædsom MUS – samtale, hvor man mødte uforberedt op (hvem har også tid til at bruge 3 timer på at forberede en MUS i en travl hverdag…?!), havde en samtale der stak lidt i øst og vest, og så hørte du i øvrigt aldrig mere om den samtale. Selv om lederen vist mumlede noget om en opfølgning. Hvis det er til nogen trøst, kan jeg afsløre, at lederen heller ikke syntes der var særlig opløftende. Men når HR havde været på nakken af hende konstant i 6 uger, vad hun ligesom nødt til at afholde den. Og hun glædede sig i øvrigt sådan, til alt det administrative arbejde der fulgte på selve samtalen…*ironi kan forekomme*
Nej, lad mig slå det fast: når jeg siger at ’MUS er en god idé’, så siger jeg ikke at ovenstående, som vi vist alle har prøvet, er en god idé. Det jeg mener, er blot, at det er en god idé at danne sig en form for overblik over virksomhedens samlede kompetencer og stikke en finger i jorden med hensyn til medarbejderens egne ønsker, motivation og tanker.
”MUS-samtalen må aldrig erstatte løbende dialog og feedback”
Det er et ofte fremført argument mod MUS-samtalen. Det er altså lidt et pseudo-argument, for selvfølgelig må MUS ikke erstatte løbende dialog og feedback. Er der overhovedet nogen, der kunne finde på at gøre det? Det tror jeg næppe. Hvis man har god dialog og løbende feedback, så er det bare om at forsætte de gode takter! Og så supplere det med en mere struktureret samtale. Måske blot 1 sølle samtale om året. Det kan alle overkomme.
Hvis man til gengæld ikke har en god dialog og løbende feedback, så giver det endnu mere mening at stable en struktureret samtale på benene. Ikke en kunstig samtale, ikke en bureaukratisk giga-øvelse – bare en samtale, hvor man på en eller anden måde dokumenterer det, der er blevet talt om.
Derfor er MUS en god idé
For at gøre det ganske kort, så kan man sige, at din virksomhed formentlig har nogle planer om fremtiden. Nogle steder er der en decideret strategi, andre steder findes de idéer kun inde i ejerlederens hoved. Men idéerne er der. De færreste virksomheder gør sig ingen som helst planer om fremtiden.
De idéer/planer/den strategi man har, skal der helst også eksekveres på, hvis virksomheden fortsat skal vokse og trives. Dem der skal føre de planer ud i livet, er medarbejderne. Men er du nu også sikker på at de kan? Er du sikker på at virksomheden samlet set har de kompetencer der skal til for at løfte opgaven? Altså sådan HELT sikker, også når vi taler om eventuelt nye arbejdsopgaver, arbejdsområder, markeder eller kunder?
Jeg vil mene, at det helt klart er en fordel at have et samlet overblik over hvad medarbejderne rent faktisk kan, og hvad de ikke kan. Dertil kommer, at det er godt at have et overblik over, og en lille note om de egentlig er glade eller kede af det, om de keder sig eller føler de er i den vildeste udvikling.
For at få det samlede overblik, er det en god idé at notere ovenstående ting ned. Det behøver ikke at være i et meget omfattende Excel-ark. Keep it simple. Blot opret et dokument, hvor alle medarbejdere optræder, og noter de ting ned I har snakket om.
Nu har du det på skrift, og nu kan du begynde at holde det op mod de fremtidsplaner virksomheden har. Pludseligt bliver det nemmere at få øje på, hvis der mangler kompetencer i forhold til fremtidige opgaver. Det bliver mere tydeligt for dig, hvis der er et mønster, eller hvis der er medarbejdere der synes de mangler noget udvikling. (Bonusinfo: at medarbejdere synes de mangler personlig og faglig udvikling, er en af de mest almindelige årsager til at man vælger at sige sin stilling op)
5 utraditionelle råd til MUS-samtalen:
- Har I rent faktisk tænkt jer at bruge den til noget? I skal kun vælge at afholde en struktureret MUS, hvis I rent faktisk agter at bruge den til noget. Alt andet er pseudoarbejde, og det har hverken virksomheden eller dine medarbejdere tid til.
- Skabeloner du finder på nettet? Arrghh! Aldrig – ALDRIG! – bruge en tilfældig skabelon du finder på nettet. De fleste skabeloner er alt for komplicerede/snørklede/lange/omfattende. Det er DIN virksomhed der er i fokus, og det er vigtigt, at du finder (laver) en skabelon der passer lige præcis det behov og de medarbejdere I har. Mange (=ca alle) medarbejdere (og ledere) omkommer af kedsomhed, hvis de skal bruge flere timer på forberedelser, og skal igennem 18 forskellige punkter. Som vel at mærke også skal bearbejdes bagefter. Én ting er sikker: den MUS kommer ikke til at flyve. Hvis du skønner at 3 spørgsmål er mere end rigeligt: lav et MUS-skema med 3 spørgsmål.
- Giv formatet en tanke. Hvis man i forvejen har en god, daglig dialog med sine medarbejdere, og i forvejen konstant fiser rundt ude på produktionsgulvet eller i storrumskontoret bland medarbejderne, kan det være utroligt akavet, kikset og en underlig situation, at lige pludselig skulle sidde helt formelt i et mødelokale på en stol, med et glas vand og et ark papir der skal udfyldes. Det giver i hvert fald ikke de bedste betingelser for en casual og åben dialog. Hvis det virker mærkeligt at decideret indkalde til en samtale, så sig til medarbejderne at ’i løbet af de kommende 14 dage vil jeg prøve at nå rundt og tale med jer. I må i mellemtiden gerne tænke lidt over disse 3 spørgsmål’ Og så fang dem når det passer. Måske kan I gå en lille tur, måske sætte jer ud på en bænk udenfor i solen, måske bare drikke en kop kaffe sammen i et hjørne af kantinen?
- Løn + MUS = sandt? Lad være med at slå lønsamtalen og MUS sammen. Selv om man jo kan argumentere for, at medarbejderens indsats på et tidspunkt også skal afspejles i lønnen, så det ikke smart at slå de to samtaler sammen. Du kan læse mere om hvorfor det er en dårlig idé her: https://pankehr.dk/2017/07/13/loensamtalen-og-mus-det-uperfekte-match/#more-220
- Hvad skal vi snakke om? Nogle steder, vil det virke helt vildt åndsvagt og mærkeligt at begynde at tale om motivation og ønsker og den slags….personlige ting. Og ved du hvad? Så drop det! Yes, du læste rigtigt. Lad være med at spørge om det. Spring de spørgsmål over. Hvis Leif sidder og tapsveder og ikke ved hvor han skal gøre af sig selv, og svarer med 5-ordssætninger (’det ved jeg sgu ikke’), så lad være med at spørge. Så koncentrer jer om spørgsmål der handler om det daglige arbejde, eller andre ting der føles mere hverdagsnære for Arne.
Hvis du overvejer at indføre struktureret MUS, og har brug for hjælp, så tag endelig fat i mig. Jeg er altid klar med et par utraditionelle råd.
Keep it simple og pøj pøj!