HR Konsulent 
Produktiviteten og effektiviteten er som bekendt ikke nødvendigvis højere blot fordi medarbejderen sidder på sin pind på storrumskontoret. Man bliver heller ikke automatisk ramt af magisk motivationstryllestøv når man træder ind gennem døren til kontoret. Det også vigtigt at gøre sig klar til at modtage en ny generation på arbejdsmarkedet, for hvem det at have et arbejde ikke per default er ensbetydende med at man sidder et bestemt fysisk sted hver dag. De fleste virksomheder forholder sig altså allerede på en eller anden måde til hjemmearbejde.
Men hvordan skal man som leder og arbejdsgiver egentlig håndtere en fælles politik til medarbejdernes ønske om at arbejde hjemme? Bevares, det er helt ok at beslutte at ”her hos os tror vi simpelthen ikke på at medarbejderne arbejder når de ikke er på kontoret” hvis det er det man ønsker. Men så er det til gengæld også vigtigt at være bevidst om de eventuelle ulemper der er forbundet ved sådan en politik og kultur. I øvrigt på samme måde, som det er vigtigt at kunne pege på de konkrete fordele man mener det har at slippe medarbejderne løs. Min erfaring er, at mange virksomheder rundt omkring kæmper lidt med hvordan man egentlig skal forholde sig til medarbejdernes ønske om, at ind imellem arbejde hjemmefra: skal det være op til den enkelte leder, har vi en fælles holdning eller lader vi bare organisationskulturen gøre arbejdet for os, så at medarbejderne selv udøver kollektiv og effektiv ”facetime in the office” – kontrol? Altså den slags kontrol som gør at man skal være godt dum for bede om en hjemmearbejdsdag, med mindre man er ude på at begå socialt selvmord…
Uanset hvad I beslutter jer for, så er min helt grundlæggende anbefaling at man som virksomhed har en klar holdning til hjemmearbejdsdage. Der skal altså være klare rammer og en fælles politik. Og lad nu for pokker være med at lade som om det er ok at arbejde hjemme, hvis organisationskulturen dikterer noget andet! Så må I i stedet for starte med at finde ud af hvordan I vil sælge budskabet om at I helst ser at medarbejderne ikke arbejder hjemme. Det er som medarbejder utrolig frustrerende at opdage at man er gået i en fælde, især hvis man specifikt har spurgt ind til det i jobsamtalen og så opdager at dine nye kollegaer og leder vist ikke er særlig begejstret for at du arbejder hjemme 2 dage om måneden.
Hvis man skal lave en fælles politik
Hvis dette med hjemmearbejdsdage er en lidt flydende størrelse og der ikke eksisterer en fælles politik omkring det, og hvis I egentlig godt kunne tænke jer at nedfælde nogle klare politiker om det, er her et par vigtige ting I skal tænke på inden I går i gang.
Hvilke arbejdsopgaver? For det første kan man slå fast, at det selvfølgelig ikke er alle typer arbejdsopgaver der egner sig til at udføre hjemmefra. Det siger ligesom sig selv, at hvis man er salgsassistent, sygeplejerske eller børnehavepædagog så kræver det at man fysisk befinder sig på det ene sted hvor arbejdsopgaven rent faktisk kan udføres: på arbejdspladsen. Det må således gerne fremgå hvilke arbejdsopgaver man ikke mener kan udføres hjemmefra.
Men hvad med arbejdsopgaver som i princippet godt kan udføres hjemmefra? Også det kræver en tanke eller to.
”Som du jo ved bor jeg meget langt væk, jeg har 1,5 tim rejse hver vej for at komme på arbejde og det er simpelthen så svært at få det til at hænge sammen med familielivet. Så jeg vil høre om det er i orden at arbejde hjemme 3 dage om ugen?” Det satte mig engang i et dilemma som leder. For på den ene side var virksomheden drevet af en stærk ”frihed under ansvar” kultur, hvor der var høj tillid til at medarbejderne udførte sine arbejdsopgaver, selv om de ikke lige sad på sin pind. Men i det her tilfælde følte jeg at jeg var nødt til at sige nej, selv om det fra medarbejderen blev oplevet som et brud på tilliden og ikke i tråd med virksomhedskulturen. Grunden til at jeg var nødt til at sige nej, var at vedkommende i forvejen arbejdede hjemme 1 -2 dage om ugen, og at der ind imellem var opstået situationer hvor det var til gene for teamet og gik ud over effektiviteten. Fx var det forbundet med meget avanceret kalendergymnastik at finde tid til møder, som af forskellige årsager ikke kunne holdes over Skype. En anden årsag var, at teamet arbejdede tæt sammen og pågældende medarbejdere mistede lidt ’følingen’ med gruppen. Man skal ikke undervurdere hvor mange uformelle beslutninger der bliver truffet i løbet af en arbejdsdag, sådan ved kaffeautomaten.
Så selvom mange arbejdsopgaver i dag kan udføres fra toppen af Mount Everest, hvis der altså ellers var WiFi, så kan der godt være situationer og faktorer der spænder ben for hjemmearbejde. Gør jer derfor gerne nogle overvejelser omkring hvilke faktorer det kunne dreje sig om (kundemøder, kurser, projektmøder etc.)
Det praktiske: de fleste virksomheder som tillader hjemmearbejdsdage, henstiller til at det skal aftales med lederen på forhånd. Det er også en god idé, da man så kan tilrettelægge møder der kræver fysisk tilstedeværelse efter det. Det er godt hvis både leder og kollegaer ved hvor en medarbejder befinder sig, og hvordan man får fat i vedkommende. Det skal altid fremgå af kalendersystemet at en medarbejder arbejder hjemme.
Det er i den forbindelse også godt at gøre sig nogle tanker omkring hvor fleksibel en aftale om hjemmearbejde skal være. Må man gerne informere om at man arbejder hjemme om morgenen samme dag? Hvis aftalen er fast, fx hver torsdag, må man så alligevel bede medarbejderen om at møde på arbejde hvis det drejer sig om et vigtigt møde? Eller er torsdagen ’hellig’?
Hvis arbejdsgiveren accepterer hjemmearbejdsdage, så skal man også sikre at udstyret i medarbejderens hjem er i orden, fx god internetforbindelse. Altså: sørg at få de praktiske detaljer på plads.
Distanceledelse: hvis man har medarbejdere der ikke fysisk befinder sig på kontoret, så skal man sikre sig at lederne også er gearet til distanceledelse. Du kan læse mere om distanceledelse her
Til sidst vil jeg pege på nogle af de fordele og ulemper der er forbundet ved hjemmearbejde.
Fordele: Man vil ofte opleve øget trivsel og motivation, hvis man kan få sit arbejdsliv til at hænge sammen til med sit familieliv. Undersøgelser peger derudover på at produktiviteten bliver højere, når medarbejderen kan arbejde uforstyrret. Og så skal der ikke herske den mindste tvivl om, at når man i fremtiden skal rekruttere medarbejdere, så er det hvert fald ikke virksomheden der ikke tillader fleksibilitet der kommer til at løbe med de bedste kandidater….
Ulemper: der er selvfølgelig også ulemper forbundet med hjemmearbejde. Medarbejdere der tit er væk, kan godt miste følingen med resten af teamet, og det kan svække organisationskulturen. I nogle tilfælde er mange hjemmearbejdsdage et tegn på et dårligt psykisk arbejdsmiljø. Det kan være fordi der er konflikter og/eller mobning i afdelingen. At tillade hjemmearbejdsdage her, behandler ikke roden til problemet og som leder er man nødt til at træde i karaktær og finde ud af der er der foregår, inden man i flæng lader medarbejderne slippe for at møde på kontoret. Hvis medarbejdere trækker sig og helst ikke vil komme på arbejde, så er hjemmearbejdsdage ikke svaret, tværtimod.
Og sådan på sluttampen, vil jeg gerne slutte af med igen at understrege, at fleksibilitet er fremtiden. Der er simpelthen ingen vej udenom. Derfor er det en god idé at i det mindste starte med at have en fælles holdning – den holdning kan jo altid revideres hen ad vejen.